色々なケースがあると思いますが、病院や施設などに立ち会えない場合や、海外など遠方に住んでいる場合などです。
基本的には、喪主(遺族)の到着を待って”打ち合わせ”が、最も良いと思いますが、ある程度は遺族の中の人(喪主の兄弟姉妹など)に決めていただく場合もあります。 待つ場合の日にちや、連絡が取れない場合の対処は必要になります。